Presentasi Yang Baik

Persiapan yang matang adalah kunci keberhasilan. Sebelum memberikan presentasi, periksalah segala kelengkapan yang Anda bawa: laptop, file presentasi, ruangan, proyektor, AC dan segala sesuatunya. Jika Anda menggunakan slide, pastikan slide tersebut dapat ditampilkan dengan baik di layar. Ada kalanya warna yang Anda lihat di depan komputer tidak sama dengan tampilan di layar karena perbedaan setting peralatan. Lakukan penyesuaian yang diperlukan. Jika ada warna yang tidak pas, segera ubah sehingga dapat terbaca dengan jelas dan mudah di layar. Jangan sampai Anda baru mengetahui ada yang tidak beres ketika presentasi telah berjalan. Banyak kejadian seperti ini terjadi bahkan pada presentasi penting dan membuat frustrasi baik presenter maupun audiens.

Pembukaan Yang Kuat, Audiens Akan Ingat

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang kuat. Tujuan pembukaan untuk memberi gambaran tentang topik presentasi dan yang apa yang diharapkan sesudahnya. Pembukaan merupakan bagian penting untuk menarik perhatian audiens. Karena itu, rencanakan pembukaan dengan baik. Jika Anda lancar dalam beberapa kalimat pertama, Insya Allah kalimat-kalimat berikutnya akan lebih mudah untuk disampaikan. Akan tetapi jika pembukaan sudah tersendat, biasanya mood Anda juga akan menjadi tidak nyaman dan keseluruhan presentasi bisa gagal.

Pada saat Anda membuka presentasi, ucapkan salam dengan bersahabat dan tataplah dengan ramah seluruh audiens yang hadir secara bergantian. Berikan senyuman Anda dan rasakan senyuman tulus itu akan mempengaruhi audiens untuk juga tersenyum. Aspek penting di sini adalah ketulusan. Percayalah, jika Anda melakukannya dengan tulus dan bukan karena terpaksa, apa yang Anda sampaikan akan mempengaruhi orang lain.

Pada tahap ini tidak selalu audiens akan merespon Anda dengan baik. Untuk itu, jangan terpengaruh jika ada audiens yang seolah meremehkan atau tidak peduli bahwa Anda ada di depannya. Kuatkan tekad Anda bahwa nantinya dia akan terpukau menyaksikan presentasi yang dibawakan.

Menyusun Kalimat Pembuka Presentasi

Selanjutnya Anda dapat menyampaikan maksud dan tujuan dari presentasi. Jelaskan dengan singkat dan tepat apa yang hendak Anda sampaikan, berapa lama waktu yang Anda butuhkan, dan apa yang Anda harapkan dari presentasi tersebut bagi audiens.

Berikut salah satu contoh ketika Anda ingin menawarkan jasa sebuah software sistem administrasi kepegawaian di hadapan beberapa manager yang menjadi calon pembeli produk Anda:

“Selamat pagi Bapak dan Ibu yang saya hormati. Saya sangat senang hari ini mendapatkan kesempatan untuk hadir di hadapan Bapak/Ibu sekalian.

Dalam waktu 30 menit ke depan, saya akan menjelaskan kepada Bapak dan Ibu sebuah sistem administrasi kepegawaian yang akan membantu Bapak/Ibu mengelola data karyawan secara cepat, mudah dan informatif.

Di akhir presentasi, saya berharap Bapak dan Ibu akan bisa memahami keunggulan dan manfaat yang didapatkan dari sistem ini serta perbedaannya dengan produk sejenis di pasaran. Dengan demikian, Bapak Ibu dapat memutuskan investasi terbaik bagi perusahaan yang Bapak Ibu pimpin.”

Perhatikan kalimat di atas. Pembukaan yang singkat, padat dan kuat akan memberi kesan pertama kepada audiens. Anda harus bisa memberikan gambaran yang jelas kepada audiens apa yang akan mereka dengarkan dalam beberapa waktu ke depan dan apa yang diharapkan dari kehadiran dan perhatian mereka. Jika audiens bisa menerima pembukaan Anda, artinya mereka siap memberi perhatian penuh pada kata-kata Anda selanjutnya.

Pilihan Pembukaan Presentasi

Ada beberapa pilihan pembukaan yang kuat dan dapat menarik perhatian audiens:

Gunakan Humor

Humor baik untuk kesehatan juga baik untuk presentasi. Jika Anda punya sense of humor yang cukup baik, menggunakannya secara wajar di awal presentasi akan membantu mencairkan suasana dan mempersiapkan audiens untuk mendengarkan bagian yang lebih serius dari presentasi Anda. Tapi jika Anda kurang berbakat memberikan humor, jangan memaksakan diri karena akan terasa aneh dan malah membuat audiens tidak nyaman dengan pembukaan Anda.

Gunakan Kutipan atau Pernyataan

Ada banyak perkataan orang-orang bijak dan orang-orang terkenal yang dapat Anda pakai sebagai pembuka presentasi. Pilihlah kutipan yang relevan dengan topik presentasi Anda. Kutipan pendek yang memiliki pesan kuat akan mengajak audiens berpikir dan merenung. Dengan demikian Anda mengajak mereka untuk fokus ke dalam materi presentasi Anda. Kadangkala kutipan atau pernyataan yang bersifat kontroversial juga menarik untuk disampaikan di awal.

Misalkan Anda akan memberikan presentasi tentang “Pentingnya Pendidikan Usia Dini” maka Anda bisa menggunakan kutipan seperti:

“Tahukah Anda, apa-apa yang dipelajari oleh seorang anak dalam 5 tahun pertamanya akan berdampak besar pada keseluruhan hidupnya sampai dewasa.”

Kutipan tidak hanya dari perkataan orang terkenal. Anda bisa juga ambil dari artikel koran, majalah atau berita TV. Intinya adalah kutipan atau pernyataan harus mampu menarik perhatian dan menggugah orang untuk berpikir, merenung dan memahaminya dengan baik. Dengan demikian audiens merasa penting untuk mendengarkan kelanjutan presentasi Anda karena mereka akan mendapatkan manfaatnya.

Gunakan Data atau Fakta

Penggunaan data atau fakta secara tepat juga akan mampu menjadi pembukaan yang kuat. Data atau fakta bisa menjadi informasi yang dramatis tanpa harus di-dramatisir. Misalkan Anda ingin memberikan presentasi tentang “Pentingnya peran keluarga menjaga proses kehamilan seorang Ibu.” Anda bisa memulai presentasi dengan memberi data atau fakta seperti berikut:

“Menurut WHO, setiap 1000 kelahiran, ada 10 orang Ibu yang meninggal akibat kehamilan yang tidak mendapat perhatian dengan baik atau proses persalinan yang tidak terjaga.”

Penggunaan fakta tersebut membuat audiens yang belum pernah mendengarnya untuk memberikan perhatian serius terhadap topik bahasan. Bagi yang sudah pernah mengetahui fakta itu akan menjadi pengingat kembali. Dengan cara ini audiens menyadari bahwa materi yang Anda sampaikan merupakan hal penting sehingga akan mampu mempersiapkan mereka secara mental untuk mendengarkan presentasi secara sungguh-sungguh.

Gunakan Pertanyaan

Pertanyaan juga pilihan yang baik sebagai pembukaan presentasi. Secara alami pertanyaan akan membuat orang berpikir dan berusaha mencari jawabannya. Artinya orang akan fokus terhadap topik perhatian. Contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan ketika akan memberikan presentasi tentang “Penggunaan Internet dan Produktivitas Kerja” misalnya:

“Apakah Anda tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk menggunakan situs Social Network seperti Facebook, Friendster dan sejenisnya setiap hari?”

“Coba kalikan waktu tersebut dengan 30 hari, lalu kalikan dengan 12 bulan, lalu kalikan lagi dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan Anda. Itulah waktu yang habis dan semuanya dinilai dengan uang akan setara dengan …. % keuntungan perusahaan Anda.”.

Anda dapat menggunakan 1 buah slide yang berisi gambar atau tulisan untuk memberikan ilustrasi pembukaan presentasi. Gunakan slide dengan isi yang singkat dan gambar yang kuat. Perpaduan antara stimulus visual yang baik dengan pembukaan yang terstruktur dan meyakinkan akan sangat membantu audiens mengingat presentasi Anda dan memberikan support dengan mendengarkan secara sungguh-sungguh dari awal sampai akhir.

Karena pembukaan ini sangat penting, maka rencanakanlah dengan baik. Jika perlu, latihlah kalimat pembuka tersebut sehingga Anda lancar menyampaikannya secara alami. Pastikan Anda merasa nyaman dengan pilihan kalimat pembukaan sehingga akan berdampak pada  isi utama presentasi.

Jika Anda berhasil melakukan pembukaan dengan baik, maka tugas pertama dalam memberikan presentasi telah selesai. Anda telah mengantarkan audiens secara mental untuk siap mendengarkan bagian inti dari presentasi. Anda juga telah memiliki rasa percaya diri yang cukup sehingga memudahkan untuk melanjutkan presentasi.

Selanjutnya, berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda pakai untuk mempersiapkan sebuah presentasi yang meyakinkan. Tips ini berdasarkan pengalaman saya pribadi dalam memberikan presentasi dan berbicara di depan umum dipadukan dengan beberapa pelatihan tentang presentasi yang pernah saya pelajari.

1. Tentukan tujuan dari presentasi Anda

Sebuah presentasi pasti memiliki tujuan. Apakah Anda mempresentasikan suatu produk agar dibeli oleh klien, proposal rencana bisnis untuk disetujui dan didukung atasan, atau menjelaskan suatu topik yang Anda kuasai agar orang lain memahaminya. Secara umum tujuan presentasi biasanya salah satu dari dua hal berikut: pertama untuk memberikan informasi (to inform), kedua untuk membujuk audiens melakukan sesuatu (to persuade).

Menetapkan tujuan menjadi penting karena akan menentukan cara Anda memberikan presentasi. Sebuah presentasi yang memberikan informasi perlu dirancang seinformatif mungkin sehingga audiens yang sama sekali belum tahu persoalan menjadi mengerti. Presentasi yang bertujuan membujuk harus memiliki sisi emosi untuk mengubah sikap audiens dan mengajak audiens melakukan sesuatu: menyetujui ide Anda, membeli produk Anda, atau memberi dukungan atas apa yang telah dan akan Anda lakukan.

2. Kenali audiens Anda

Tak kenal maka tak sayang. Pepatah ini juga berlaku dalam presentasi. Sempatkan waktu untuk mencari tahu siapa saja yang akan hadir dalam presentasi Anda. Apa posisi mereka di dalam organisasi dan apa yang mereka harapkan dari presentasi Anda. Hal ini penting karena sebuah presentasi pada dasarnya adalah penyajian kepada orang lain. Meskipun menurut Anda menyajikan yang terbaik, tidak selalu audiens yang mendengar akan merasakan hal yang sama.

Dengan mengenal audiens nantinya Anda dapat menentukan pendekatan dalam presentasi. Mungkin yang hadir adalah seorang penting dalam organisasi yang sangat senang dengan grafik dan angka. Maka penyajian grafik yang baik dan penjelasan di balik apa yang terjadi pada angka-angka akan menjadi nilai tambah. Sebaliknya bisa jadi orang yang ingin Anda pengaruhi dalam presentasi memiliki tipe visual, sangat senang dengan gambar, diagram dan contoh-contoh kongkrit. Untuk orang seperti ini Anda pun dapat menyesuaikan slide presentasi dengan gambar yang dibutuhkan.

Di saat yang lain mungkin orang yang ingin Anda yakinkan memiliki tipe kinestetik. Untuk orang seperti ini Anda perlu mendemonstrasikan sesuatu di hadapannya. Jika perlu bawalah produk, benda atau apapun yang bisa menjadi model dari apa yang Anda presentasikan. Jika audiens Anda memiliki tipe yang beragam, tinggal disesuaikan masing-masing pendekatan secara berimbang.

3. Susun kerangka presentasi

Secara umum presentasi terdiri dari pembuka, isi, dan penutup. Pembuka berisi gambaran awal topik yang akan dipresentasikan dan apa tujuan yang diharapkan. Isi akan menjelaskan struktur materi yang Anda sampaikan mulai dari latar belakang, persoalan dan solusi yang Anda tawarkan. Sedangkan Penutup berisi kesimpulan dari topik yang dibawakan serta ajakan kepada audiens untuk melakukan sesuatu apakah menyetujui ide Anda, membeli produk Anda atau memahami lebih baik suatu topik yang Anda sajikan.

Dalam menyusun kerangka ini, Anda dapat membuat mind mapping untuk menggambarkan pokok-pokok pikiran yang penting atau keyword dari hal-hal yang akan Anda jelaskan dalam presentasi. Membuat mind mapping ini juga akan memudahkan Anda melihat gambaran lengkap dari presentasi dan poin-poin penting yang harus disampaikan agar dimengerti dan diterima dengan baik oleh audiens.

Dua hal yang paling penting dalam membuat kerangka ini adalah bagian pembuka dan penutup. Ini adalah bagian yang paling diingat oleh audiens dan merupakan kesempatan terbaik Anda untuk mendapatkan perhatian mereka.

Untuk bagian pembuka, jika perlu hapalkan bagian pembukaan yang Anda persiapkan berupa pernyataan, kutipan, pertanyaan, kisah atau bahkan sebuah humor. Pembukaan yang baik dan lancar akan menciptakan rasa percaya diri untuk kelanjutan presentasi.

Adapun untuk bagian penutup, merupakan intisari dari seluruh presentasi Anda dan kesempatan untuk memberikan kesimpulan yang akan diingat terus oleh audiens setelah mereka keluar dari ruangan. Persiapkan dengan baik bagian ini dan Anda tinggal selangkah lagi dalam memberikan presentasi yang meyakinkan.

4. Jika diperlukan, persiapkan slide presentasi dan alat bantu visual lainnya.

Di zaman modern ini, hampir semua presentasi sudah menggunakan slide komputer memakai Powerpoint atau program lainnya yang sejenis. Prinsip umum dalam mempersiapkan slide adalah Keep It Simple. Mengapa? Audiens Anda ingin dijelaskan sebuah persoalan yang sulit menjadi mudah. Bukan persoalan yang mudah Anda buat menjadi sulit dan rumit.

Perlu dicatat bahwa slide presentasi adalah alat bantu, bukan presentasi itu sendiri. “You are the presenter, not the slide.” Anda-lah sang presenter yang menentukan apakah sebuah presentasi menjadi menarik atau tidak. Selama alat bantu visual tadi sejalan dengan pesan yang Anda sampaikan secara verbal, silakan digunakan. Tapi jika alat bantu malah membuat audiens semakin bingung, hindarkan.

Prinsip yang perlu dipertimbangkan dalam menyiapkan slide adalah gunakan hanya poin-poin utama dan penting. Jangan membuat slide yang terlalu detail dan berisi seluruh hal yang Anda akan ucapkan. Jika itu dilakukan, audiens akan membaca slide dan mereka tidak perlu lagi mendengarkan kata-kata Anda lagi. Tujuan presentasi menjadi gagal.

Beberapa tips dalam pembuatan slide adalah tidak terlalu banyak teks dalam suatu slide. Gunakan gambar, diagram dan tabel untuk membantu menjelaskan suatu konsep, data dan fakta. Jangan membuat slide yang terlalu kompleks karena akan sulit dicerna dalam waktu singkat oleh audiens dan cenderung membuat audiens lelah sehingga tidak fokus pada apa yang Anda sampaikan.

Secara khusus mengenai pembuatan slide presentasi yang baik akan saya jelaskan dalam posting yang lain.

Selain slide, masih banyak alat bantu lain yang bisa Anda gunakan misalnya: flipchart, contoh produk, video, dan bahkan bahasa tubuh Anda sendiri. Pertimbangkan dan persiapkan jika Anda memerlukan alat bantu tersebut.

5. Latihan

Pepatah mengatakan practice make perfect. Maka demikian juga jika Anda mempersiapkan presentasi yang penting, berlatihlah. Latihan terbaik dapat dilakukan dengan mengundang beberapa teman untuk mendengarkan presentasi Anda. Minta mereka untuk memberikan komentar terhadap materi yang disampaikan, cara penyampaian dan hal-hal apa yang perlu diperbaiki.

Latihan ini akan membantu Anda mengetahui sejak dini apakah Anda sudah cukup siap dan menguasai materi presentasi atau masih ada hal-hal lain yang perlu diperbaiki. Lewat latihan ini, cobalah berpikir dari sudut pandang audiens: apakah mereka punya pengetahuan yang cuku tentang materi yang akan dipresentasikan, apa kepentingan yang mereka bawakan, pertanyaan apa yang mungkin mereka tanyakan, apa yang mereka harapkan dari presentasi tersebut. Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut maka Anda telah mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.

6. Rileks

Ini adalah bagian yang penting. Banyak orang sudah gugup duluan bahkan ketika salam pembuka baru diucapkan. Jika ini terjadi maka buyarlah seluruh materi yang telah dipersiapkan dengan matang sebelumnya. Kondisi yang rileks akan membantu Anda untuk memberikan presentasi dengan tenang dan meyakinkan.

Kondisi rileks akan membantu Anda me-recall kembali apa-apa yang telah Anda latih dan hapal. Selain itu, jika Anda lupa akan sesuatu yang penting untuk disampaikan, Anda akan tetap tenang dan audiens tidak merasakan ada sesuatu yang hilang dari apa yang Anda sampaikan.

Banyak orang gugup ketika sudah mulai berbicara. Hal itu mungkin terjadi juga pada Anda. Jangan panik, rasa gugup atau nervous dalam takaran yang wajar normal terjadi, bahkan pembicara publik terhebat sekalipun merasakan hal itu. Manfaatkan rasa gugup tadi sebagai energi membuat diri Anda fokus pada presentasi yang akan disampaikan.

Tips sederhana untuk mengurangi rasa gugup ini dan menggantinya dengan perasaan rileks adalah tutup mata Anda, tarik nafas dalam-dalam dan lepaskan kembali secara perlahan. Lakukan beberapa kali maka Anda akan merasakan kesegaran dan dapat tersenyum kembali. Jangan lupa berdoa kepada Allah agar Anda dimudahkan dalam berbicara dan menjelaskan sesuatu kepada audiens.

Demikianlah tips untuk mempersiapkan presentasi yang meyakinkan. Dalam posting berikutnya, saya akan menjelaskan bagaimana memberikan presentasi itu sendiri mulai dari salam pembuka, penggunaan humor, kutipan, atau pertanyaan sebagai pembuka presentasi. Di lain kesempatan juga akan saya jelaskan penggunaan bahasa tubuh (gesture) untuk memberi penekanan pada presentasi, penggunaan ruang dan bagaimana menemukan style pribadi Anda sendiri secara alami. Saya juga akan menjelaskan bagaimana menjawab pertanyaan audiens dan apa yang harus dilakukan jika tiba-tiba Anda merasa blank ketika memberikan presentasi maupun ketika menjawab pertanyaan.